Phỏng vấn là gì? Bỏ túi quy trình 4 bước phỏng vấn cơ bản

Trong cuộc sống hằng ngày, chúng ta đã quá quen thuộc đối với các cuộc phỏng vấn. Đó có thể là cuộc phỏng vấn trên báo chí, truyền hình, phỏng vấn xin visa, phỏng vấn các dự án, … Hay gần gũi hơn đó là một cuộc phỏng vấn xin việc. Vậy làm thế nào để cuộc phỏng vấn đạt hiệu quả cao nhất? Làm thế nào để qua đó chọn được người thích hợp nhất cho công ty? Bài viết cẩm nang phỏng vấn trong tuyển dụng dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ vấn đề trên.

Phỏng vấn là gì?

Phỏng vấn là quá trình hỏi đáp trực tiếp hay gián tiếp để trao đổi thông tin đáp ứng mục tiêu trong từng trường hợp cụ thể.

Phỏng vấn (Phỏng vấn xin việc) là quá trình nhà tuyển dụng đánh giá các ứng viên tiềm năng bằng nhiểu hình thức để đưa ra quyết định tuyển dụng. Trong quá trình phỏng vấn, các ứng viên phải chứng tỏ sự phù hợp của mình đối với công việc cần tuyển dụng.

Tầm quan trọng của phỏng vấn trong quá trình tuyển dụng

Phỏng vấn là phương pháp định tính cơ bản. Vì người phỏng vấn và đối tượng khảo sát tiếp xúc trực tiếp với nhau nên phương pháp phỏng vấn cho phép thu thập được những thông tin về thực tại cũng như các thông tin về suy nghĩ, tâm tư, tình cảm của đối tượng.

Nhà tuyển dụng sẽ tiến hành phỏng vấn sau khi đã chọn ra được những hồ sơ (CV) thích hợp từ các ứng viên tiềm năng thực sự quan tâm đến công việc. Nếu như CV được xem là một công cụ marketing hỗ trợ đắc lực cho ứng viên tạo ấn tượng bước đầu với nhà tuyển dụng về những kỹ năng, kinh nghiệm, học tập, … thì phỏng vấn sẽ là quá trình giúp nhà tuyển dụng cảm nhận một cách thực thụ và đầy đủ hơn về ứng viên.

Phỏng vấn là một công cụ hữu hiệu nhằm xem xét, đánh giá các ứng viên tiềm năng cho công việc cần tuyển dụng. Điều này đòi hỏi nguồn lực đáng kể của người tuyển dụng để tiến hành một cuộc phỏng vấn như thế nào là phù hợp, khai thác mọi khía cạnh và chọn ra người tối ưu nhất cho công việc.

6 Hình thức phỏng vấn

Phỏng vấn không chỉ dẫn

Là hình thức phỏng vấn kiểu nói chuyện, không có bảng câu hỏi kèm theo.

Là quá trình trao đổi những điểm chưa rõ trong bảng mô tả công việc từ nhà tuyển dụng. Nhà tuyển dụng lắng nghe và ghi chú những điểm mạnh, điểm yếu của ứng viên.

Phỏng vấn viên có thể hỏi những câu hỏi chung chung như: “Hãy nói cho tôi biết về kinh nghiệm của anh chị trong công việc cũ”, “Hãy kể cho tôi nghe về những người đồng nghiệp của anh (chị) trong công việc cũ”.

Ứng viên được phép trình bày tự do, hầu như không bị gián đoạn, ngắt quãng. Phỏng vấn viên thường lắng nghe chăm chú, không tranh luận, ít thay đối đề tài đột ngột và thường xuyên khuyến khích ứng viên.

Người phỏng vấn thường căn cứ vào câu trả lời trước của ứng viên để đặt câu hỏi tiếp theo nên nội dung câu hỏi có thể thay đổi theo nhiều hướng khác nhau.

Phỏng vấn viên có thể đặt các câu hỏi khác nhau cho các ứng viên khác nhau cho củng một công việc.

Hình thức này thường tốn nhiều thời gian. Đồng thời, mức độ tin cậy và chính xác không cao. Bởi ảnh hưởng tính chủ quan của người phỏng vấn và thường dùng để phỏng vấn các ứng viên vào các chức vụ cao.

Phỏng vấn theo mẫu

Là hình thức có sử dụng bảng câu hỏi mẫu trong quá trình phỏng vấn.

Các câu hỏi được thiết kế trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng các yêu cầu công việc, tiêu chuẩn cần có của ứng viên. Đây là hình thức bao trùm lên tất cả những vấn đề quan trọng nhất cần tìm hiểu về ứng viên: động cơ, thái độ, năng lực, khả năng giao tiếp, …

Để phỏng vấn theo mẫu đạt hiệu quả, đối với từng câu hỏi sẽ có các hướng dẫn cần tìm hiểu hoặc các thông tin cần biết về ứng viên.

Phỏng vấn viên cần được huấn luyện để biết cách điền vào mẫu câu trả lời theo gợi ý ở trên cho chính xác.

Hình thức phỏng vấn này ít tốn thời gian và có mức độ chính xác, độ tin cậy cao hơn so với hình thức phỏng vấn không chỉ dẫn.

Phỏng vấn tình huống

Là hình thức mà người phỏng vấn đưa ra những tình huống giống như trong thực tế người thực hiện công việc thường gặp. Yêu cầu ứng viên phải trình bày cách thức giải quyết vấn đề. Các tình huống được xây dựng căn cứ vào quyền hạn, trách nhiệm, điều kiện làm việc, các mối quan hệ trong công việc thực tế.

Công việc càng cao đòi hỏi trách nhiệm cao và có tính thử thách cao. Điều kiện làm việc càng đa dạng thì các tình huống trong phỏng vấn càng phong phú. Đặc biệt, do tính chất thử thách, phức tạp trong công việc của nhà quản trị, ứng viên vào các chức vụ giám đốc thường được yêu cầu giải quyết rất nhiều tình huống nan giải trong điều kiện rất hạn hẹp về thời gian.

Phỏng vấn liên tục

Là hình thức ứng viên bị nhiều người phỏng vấn hỏi liên tục, riêng biệt và không chính thức.

Ứng viên thường không biết là mình đang bị phỏng vấn. Dẫn đến hành vi, cách nói năng dễ bộc lộ tính cách của ứng viên một cách chân thực nhất. Hình thức này cho kết quả đáng tin cậy hơn so với hình thức phỏng vấn thuần túy không chỉ dẫn.

Phỏng vấn nhóm

Trong hình thức phỏng vấn nhóm, hội đồng phỏng vấn hoặc nhóm phỏng vấn viên, cách thức thực hiện giống như một cuộc họp báo.

Trong phỏng vấn nhóm thường sẽ có nhiều câu hỏi sắc sảo thuộc nhiều vấn đề khác nhau. Mỗi phỏng vấn viên đều nghe được câu trả lời của ứng viên đối với các phỏng vấn viên khác. Do đó, các phỏng vấn viên có điều kiện tìm hiểu và đánh giá về ứng viên chính xác hơn.

Nhóm phỏng vấn viên thường có quan điểm khác nhau trong việc đánh giá giải quyết vấn đề. Phỏng vấn nhóm sẽ có tính khách quan hơn. Tuy nhiên, hình thức này có thể gây ra tâm lý căng thẳng thái quá ở ứng viên. Thời gian phỏng vấn đôi khi lâu hơn các hình thức khác.

Phỏng vấn căng thẳng

Phỏng vấn căng thẳng là hình thức phỏng vấn làm cho ứng viên cảm thấy không được thoải mái, bị căng thẳng về tâm lý bởi những câu hỏi có tính chất nặng nề, thô bạo hoặc những câu hỏi xoáy mạnh vào những điểm yếu của ứng viên.

Loại phỏng vấn này được sử dụng nhằm đánh giá mức độ nhạy cảm tâm lý, lòng độ lượng khoan dung, cách thức phản ứng, giải quyết vấn đề của ứng viên khi bị căng thẳng trong công việc.

Tuy nhiên, nếu thực hiện hình thức phỏng vấn này không khéo có thể dẫn đến tình trạng xúc phạm ứng viên quá đáng. Hoặc gây ra những sự giận dữ, xung đột không kiểm soát được. Do đó, chỉ trong những trường hợp thật cần thiết theo yêu cầu của công việc và phỏng vấn viên phải có nhiều kinh nghiệm mới nên thực hiện hình thức phỏng vấn này.

Quy trình phỏng vấn 4 bước cơ bản

Bước 1: Chuẩn bị phỏng vấn

Cần thực hiện các công việc sau đây:

• Xem xét công việc, nghiên cứu bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc để hiểu rõ yêu cầu và mẫu nhân viên lý tưởng.
• Nghiên cứu hồ sơ ứng viên, ghi lại các điểm mạnh, điểm yếu và điểm cần làm sáng tỏ.
• Xác định địa điểm, thời gian phỏng vấn thích hợp. Báo cho ứng viên trước một tuần về cuộc phỏng vấn.

Bước 2: Chuẩn bị câu hỏi phỏng vấn

Sau khi nghiên cứu về công việc, phỏng vấn viên cần chuẩn bị các câu hỏi cho ứng viên. Câu hỏi có thể phân thành 3 loại: câu hỏi chung, câu hỏi đặc trưng cho từng loại công việc, câu hỏi riêng biệt.

Bước 3: Xây dựng hệ thống thang điểm đánh giá các câu trả lời

Mỗi câu hỏi phỏng vấn cần dự đoán được các phương án có thể trả lời, xác định và đánh giá câu trả lời trên thang điểm 10. Việc xây dựng thang điểm liên quan đến đặc điểm tâm lý cá nhân thường được căn cứ vào quan điểm, triết lý của các nhà lãnh đạo  và các giá trị, văn hóa, tinh thần được duy trì trong doanh nghiệp.

Bước 4: Thực hiện phỏng vấn

Tất cả các thành viên phỏng vấn cần có sự thống nhất về bảng câu hỏi và cách đánh giá. Một người sẽ tóm tắt về ứng viên với các thành viên khác trong hội đồng. Phỏng vấn viên nên chú ý hỏi hết các câu hỏi và để dành thời gian trả lời cho ứng viên.

Nên kết thúc phỏng vấn bằng nhận xét tích cực nhằm khích lệ ứng viên và thông báo thời gian, địa điểm cho lần phỏng vấn sau.

Sau khi phỏng vấn hết tất cả ứng viên, các thành viên sẽ thận trọng xem xét lại nhận xét và điểm đánh giá cho từng ứng viên.

Xem thêm

• Phỏng vấn sơ bộ là gì? Doanh nghiệp và ứng viên thu hoạch được gì?
• Phỏng vấn chuyên sâu là gì? Xây dựng thông tin cần đạt được giữa 2 Bên
• Cẩm nang tuyển dụng và 8 bước tuyển dụng nhân sự